ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES CONTEMPORÁNEOS

Los gerentes descubren que en ocasiones los diseños tradicionales no son adecuados para el entorno actual, cada vez más dinámico y complejo. En su lugar, las organizaciones necesitan ser delgadas, flexibles e innovadoras; es decir, necesitan ser más orgánicas. Entonces, los gerentes están encontrando formas creativas para estructurar y organizar el trabajo.

ESTRUCTURAS DE EQUIPO

Una estructura de equipo es aquella en la que toda la organización está formada por equipas de trabajo que hacen el trabajo de la empresa. En esta estructura, el otorgamiento de facultades de decisión a los empleados es crucial, ya que no existe una línea de autoridad gerencia de arriba hacia abajo. En su lugar, los equipos de empleados diseñan y hacen el trabajo de la forma en que creen que es mejor, pero también son responsables de los resultados del desempeño laboral en sus respectivas áreas.

En organizaciones grandes, la estructura de equipo complementa lo típicamente es una estructura funcional o divisional. Esto permite a la organización tener la eficiencia de una burocracia y al mismo tiempo la flexibilidad que proporcionan los equipos.

ESTRUCTURAS MATRICIAL Y DE PROYECTOS

Además de la estructura de equipos, otros diseños contemporáneos populares son las estructuras matriciales y de proyectos. En el caso de la estructura matricial, las especialidades de los distintos departamentos funcionales trabajan en proyectos que son dirigidos por un gerente de proyecto. Un aspecto único de este diseño es que crea una cadena de manda dual en la cual los empleados tienen dos gerentes; el gerente del área funcional y el gerente de producto o de proyecto, quienes comparten la autoridad. El gerente de proyecto tiene la autoridad sobre los miembros funcionales que forman parte de su equipo de proyecto en áreas relacionadas con los objetivos del proyecto. Sin embargo, por lo general las decisiones sobre ascensos, recomendaciones de salarios y revisiones anuales son responsabilidad del gerente funcional. Para trabajar eficazmente, ambos gerentes tienen que comunicarse regularmente, coordinar las exigencias de trabajo de los empleados y resolver juntos los conflictos.

Muchas organizaciones utilizan una estructura de proyectos, en la cual los empleados trabajan continuamente en proyectos. A diferencia de una estructura matricial, una estructura de proyectos no tiene departamentos formales a donde los empleados regresen cuando terminan un proyecto. En su lugar, los empleados llevan sus habilidades y capacidades específicas, así como su experiencia, hacia otros proyectos. Además, todo el trabajo de las estructuras de provectos lo realizan equipos de empleados.

Las estructuras de proyecto son diseños organizacionales flexibles. No hay departamentalización o una jerarquía organizacional rígida que retrase la toma de decisiones o el inicio de actividades. En esta estructura los gerentes se desempeñan como facilitadores, mentores y orientadores. Eliminan o minimizan los obstáculos organizacionales, y garantizan que los equipos tengan los recursos necesarios para realizar su trabajo de manera eficiente y eficaz.

LA ORGANIZACIÓN SIN LÍMITES

Otro diseño organizacional contemporáneo es el de la organización sin límites, el cual representa a una organización cuyo diseño no está definido o restringido por límites horizontales, verticales o externos, impuestos por una estructura predefinida. Aunque la idea de eliminar límites puede parecer extraña, muchas de las organizaciones más exitosas de hoy en día han descubierto que pueden operar con mayor eficiencia si son flexibles y no estructuradas; la estructura ideal para ellos es no tener una estructura rígida, limitada y predefinida.

Qué queremos decir con límites? Hay dos tipos: (1) los internos, que son los límites horizontales impuestos por la especialización del trabajo y la departamentalización, y los verticales que separan a los empleados en niveles y jerarquías organizacionales; y (2) los externos, que son los límites que separan a la organización de sus clientes, proveedores y otras partes interesadas. Para minimizar o eliminar estos límites, los gerentes pueden utilizar diseños estructurales virtuales o de red.

Una organización virtual consiste en un pequeño grupo de empleados de tiempo completo y especialistas que son contratados según las necesidades de los proyectos.

TIPOS DE ORGANIZACIONES SIN FRONTERAS

Los cuatro principales tipos de organizaciones son la organización modular, alianza estratégica, organización en red y la organización virtual. Las organizaciones modulares y virtuales externalizan todas las funciones no esenciales. Cuando dos compañías colaboran para formar una asociación que sea beneficioso para todas las partes, son una alianza estratégica. "Una organización en red es aquella en la cual las empresas externalizan sus funciones de negocios importantes con el fin de centrarse más en lo que el negocio hace", informa Flat World Knowledge.

·       ORGANIZACIÓN SIN BARRERAS

Este tipo de organización no está definida ni limitada por las fronteras o las categorías que imponen las estructuras tradicionales, pretende suprimir la cadena de mandos, tener tramos ilimitados de control y sustituir los departamentos con equipos facultados; Y como depende tanto de la tecnología de información, algunos han llamado a esta estructura organizacional de “forma T” o basada en la tecnología.

VENTAJAS:

ü  Las organizaciones de este tipo satisfacen mejor la necesidad que tiene la organización de responder y adaptarse al entorno complejo y dinámico. Los cambios tecnológicos también han contribuido a este movimiento.

ü  Una organización sin fronteras ofrece la estructura flexible y fluida, la cual facilita los movimientos rápidos que permiten capitalizar las oportunidades.

DESVENTAJAS:

ü  En principio, los administradores y los empleados muchas veces consideran amenazadora la transición hacia este tipo de organizaciones. Y la mayor desventaja reside en que no existe una manera clara de concretarla.

ü  La creciente relevancia del estudio de los sistemas virtuales se centra en la capacidad que éstos tienen para permitir una rápida adaptación a las necesidades del entorno, proporcionando una mayor flexibilidad a la cadena de valor formada por las empresas participantes.

ü  Por último está la telecomunicación, que borra los límites de las organizaciones. Este hilo tecnológico común es el que hace posibles las organizaciones sin fronteras como lo son las computadoras en red (como el correo electrónico. También existen redes privadas llamadas “Intranets”).

·       ORGANIZACIÓN MODULAR

Estas consisten en empresas subcontratadas que pueden ejecutar mejor, con más rapidez y menores costos las actividades comerciales restantes de otras compañías, proveedores, especialistas o consultores externos.

Se utiliza el término “modular” porque las actividades comerciales adquiridas a empresas externas pueden ser asumidas o eliminadas siempre que sea necesario de forma muy semejante a cuando sumamos las piezas de un rompecabezas tridimensional.

En las Organizaciones Modulares el proceso entre ellas gira en torno a una entidad central, una organización virtual que forma parte de una red en la que muchas empresas comparten habilidades, costos, capacidades, mercados y clientes entre sí.

Las relaciones laborales en las Organizaciones modulares tienden a ser más estables y duraderas que los vínculos más breves, con frecuencia temporales, que encontramos en el caso de las empresas virtuales que conforman una alianza en red.

VENTAJAS:

ü  Dado a que pagan por la mano de obra, la especialización o las capacidades para manufacturar sólo cuando es necesario, es menos problemático sacarlas adelante.

ü  El hecho de subcontratar, permite que estas empresas se dediquen o concentren en las actividades que desempeñen mejor.

ü  Pero para poder obtener estas ventajas, primero se deben cumplir varias condiciones y la más importante consiste en que en estas organizaciones se debe trabajar con socios confiables, es decir, con proveedores en los que puedan confiar.

DESVENTAJAS:

ü  No obstante, las organizaciones modulares también tienen desventajas. La principal es la pérdida de control que ocurre cuando las actividades comerciales centrales son subcontratadas a otras empresas. Además, de que corren el riesgo de reducir su ventaja competitiva de dos maneras cuando subcontratan en forma equivocada una actividad comercial central:

§  En primer lugar, el cambio competitivo y tecnológico puede provocar que las actividades comerciales no centrales que la empresa ha subcontratado se conviertan en la base para obtener una ventaja competitiva.

§  En segundo lugar, que las empresas a las que se haya subcontratado el trabajo, se puedan convertir en competidoras.

§  En tercer lugar, suele pasar que a medida que se subcontrata un trabajo, se hace más difícil controlar la calidad del mismo.

·       ORGANIZACIÓN VIRTUAL

Son pequeñas organizaciones nucleares que contratan externamente la mayor parte de sus funciones comerciales. En términos estructurales, la organización virtual es altamente centralizada, con poca o ninguna departamentalización.

A este nuevo modelo de negocio, la organización del nuevo siglo, se le llama Organización Virtual.

Virtual se define como algo que no existe en la realidad. Así que una definición típica de organización virtual es "una red temporal de agentes independientes enlazados por tecnología para compartir conocimientos, costos y acceso a los mercados".

PLATAFORMA TECNOLOGICA

v  GROUPWARE

Se utiliza para englobar la tecnología electrónica, tecnología de información y procesos de grupos que soportan a las organizaciones y equipos. Se pueden subdividir en tres rubros: Cara a cara, Convencionales y Basadas en Internet.

A.      Cara a Cara: Según los expertos la comunicación cara a cara da la oportunidad de comprender las motivaciones y estilos de comunicación del individuo haciendo más fácil posteriormente la comunicación electrónica.

B.      Convencionales: Los medios convencionales de groupware son el fax, el teléfono o la carta. Los expertos resaltan el uso del teléfono como un medio para facilitar las relaciones personales.

C.      Basado en Internet: es el correo electrónico, el mensaje instantáneo o Chat, los grupos de discusión, portales de Internet y la tele conferencia.

v  LOS EQUIPOS VIRTUALES

Son un fenómeno relativamente nuevo. Usualmente se definen como equipos de trabajo temporales, con diversidad cultural, dispersos geográficamente que se comunican electrónicamente.

v  EL TELETRABAJO

Es la actividad profesional desarrollada por personas (teletrabajadores) que no están presentes físicamente en la empresa para la que trabajan. Esto exige además de una calificación profesional, un dominio de nuevas tecnologías (computadoras, módem, fax, teléfono, Internet y todo el software que apoya el funcionamiento de éstos) ya que éstas serán sus herramientas de trabajo.

v  LA OFICINA VIRTUAL

Es esencialmente el "outsourcing" de los servicios secretariales. Esto incluye usualmente recepción de mensajes, contestar el teléfono, preparar correos pero también puede incluir otros servicios como llevar los libros contables, coordinar la agenda, preparar itinerarios y reservaciones de viaje.