Los gerentes
descubren que en ocasiones los diseños tradicionales no son adecuados para el
entorno actual, cada vez más dinámico y complejo. En su lugar, las
organizaciones necesitan ser delgadas, flexibles e innovadoras; es decir,
necesitan ser más orgánicas. Entonces, los gerentes están encontrando formas creativas para estructurar y organizar el trabajo.
ESTRUCTURAS DE EQUIPO
Una
estructura de equipo es aquella en la que toda la organización está formada por
equipas de trabajo que hacen el trabajo de la empresa. En esta estructura, el
otorgamiento de facultades de decisión a los empleados es crucial, ya que no
existe una línea de autoridad gerencia de arriba hacia abajo. En su lugar, los
equipos de empleados diseñan y hacen el trabajo de la forma en que creen que es
mejor, pero también son responsables de los resultados del desempeño laboral en
sus respectivas áreas.
En
organizaciones grandes, la estructura de equipo complementa lo típicamente es
una estructura funcional o divisional. Esto permite a la organización tener la
eficiencia de una burocracia y al mismo tiempo la flexibilidad que proporcionan
los equipos.
ESTRUCTURAS MATRICIAL Y DE
PROYECTOS
Además de la
estructura de equipos, otros diseños contemporáneos populares son las
estructuras matriciales y de proyectos. En el caso de la estructura matricial,
las especialidades de los distintos departamentos funcionales trabajan en
proyectos que son dirigidos por un gerente de proyecto. Un aspecto único de
este diseño es que crea una cadena de manda dual en la cual los empleados
tienen dos gerentes; el gerente del área funcional y el gerente de producto o
de proyecto, quienes comparten la autoridad. El gerente de proyecto tiene la
autoridad sobre los miembros funcionales que forman parte de su equipo de
proyecto en áreas relacionadas con los objetivos del proyecto. Sin embargo, por
lo general las decisiones sobre ascensos, recomendaciones de salarios y
revisiones anuales son responsabilidad del gerente funcional. Para trabajar
eficazmente, ambos gerentes tienen que comunicarse regularmente, coordinar las exigencias
de trabajo de los empleados y resolver juntos los conflictos.
Muchas
organizaciones utilizan una estructura de proyectos, en la cual los empleados
trabajan continuamente en proyectos. A diferencia de una estructura matricial,
una estructura de proyectos no tiene departamentos formales a donde los
empleados regresen cuando terminan un proyecto. En su lugar, los empleados
llevan sus habilidades y capacidades específicas, así como su experiencia,
hacia otros proyectos. Además, todo el trabajo de las estructuras de provectos
lo realizan equipos de empleados.
Las
estructuras de proyecto son diseños organizacionales flexibles. No hay
departamentalización o una jerarquía organizacional rígida que retrase la toma
de decisiones o el inicio de actividades. En esta estructura los gerentes se
desempeñan como facilitadores, mentores y orientadores. Eliminan o minimizan
los obstáculos organizacionales, y garantizan que los equipos tengan los
recursos necesarios para realizar su trabajo de manera eficiente y eficaz.
LA ORGANIZACIÓN SIN LÍMITES
Otro diseño
organizacional contemporáneo es el de la organización sin límites, el cual
representa a una organización cuyo diseño no está definido o restringido por
límites horizontales, verticales o externos, impuestos por una estructura
predefinida. Aunque la idea de eliminar límites puede parecer extraña, muchas
de las organizaciones más exitosas de hoy en día han descubierto que pueden
operar con mayor eficiencia si son flexibles y no estructuradas; la estructura
ideal para ellos es no tener una estructura rígida, limitada y predefinida.
Qué queremos
decir con límites? Hay dos tipos: (1) los internos, que son los límites
horizontales impuestos por la especialización del trabajo y la
departamentalización, y los verticales que separan a los empleados en niveles y
jerarquías organizacionales; y (2) los externos, que son los límites que
separan a la organización de sus clientes, proveedores y otras partes
interesadas. Para minimizar o eliminar estos límites, los gerentes pueden
utilizar diseños estructurales virtuales o de red.
Una organización
virtual consiste en un pequeño grupo de empleados de tiempo completo y
especialistas que son contratados según las necesidades de los proyectos.
TIPOS DE ORGANIZACIONES SIN FRONTERAS
Los cuatro
principales tipos de organizaciones son la organización modular, alianza
estratégica, organización en red y la organización virtual. Las organizaciones
modulares y virtuales externalizan todas las funciones no esenciales. Cuando
dos compañías colaboran para formar una asociación que sea beneficioso para
todas las partes, son una alianza estratégica. "Una organización en red es
aquella en la cual las empresas externalizan sus funciones de negocios
importantes con el fin de centrarse más en lo que el negocio hace",
informa Flat World Knowledge.
·
ORGANIZACIÓN SIN BARRERAS
Este tipo de
organización no está definida ni limitada por las fronteras o las categorías
que imponen las estructuras tradicionales, pretende suprimir la cadena de
mandos, tener tramos ilimitados de control y sustituir los departamentos con
equipos facultados; Y como depende tanto de la tecnología de información,
algunos han llamado a esta estructura organizacional de “forma T” o basada en
la tecnología.
VENTAJAS:
ü Las organizaciones de este tipo satisfacen mejor la
necesidad que tiene la organización de responder y adaptarse al entorno complejo y dinámico. Los cambios
tecnológicos también han contribuido a este movimiento.
ü Una organización sin fronteras ofrece la estructura
flexible y fluida, la cual facilita los movimientos rápidos que permiten
capitalizar las oportunidades.
DESVENTAJAS:
ü En principio, los administradores y los empleados
muchas veces consideran amenazadora la transición hacia este tipo de
organizaciones. Y la mayor desventaja reside en que no existe una manera clara
de concretarla.
ü La creciente relevancia del estudio de los sistemas
virtuales se centra en la capacidad que éstos tienen para permitir una rápida
adaptación a las necesidades del entorno, proporcionando una mayor flexibilidad
a la cadena de valor formada por las empresas participantes.
ü Por último está la telecomunicación, que borra los
límites de las organizaciones. Este hilo tecnológico común es el que hace
posibles las organizaciones sin fronteras como lo son las computadoras en red
(como el correo electrónico. También existen
redes privadas llamadas “Intranets”).
·
ORGANIZACIÓN MODULAR
Estas
consisten en empresas subcontratadas que pueden ejecutar mejor, con más rapidez
y menores costos las actividades comerciales restantes de otras compañías,
proveedores, especialistas o consultores externos.
Se utiliza
el término “modular” porque las actividades comerciales adquiridas a empresas
externas pueden ser asumidas o eliminadas siempre que sea necesario de forma
muy semejante a cuando sumamos las piezas de un rompecabezas tridimensional.
En las
Organizaciones Modulares el proceso entre ellas gira en torno a una entidad
central, una organización virtual que forma parte de una red en la que muchas
empresas comparten habilidades, costos, capacidades, mercados y clientes entre
sí.
Las
relaciones laborales en las Organizaciones modulares tienden a ser más estables
y duraderas que los vínculos más breves, con frecuencia temporales, que
encontramos en el caso de las empresas virtuales que conforman una alianza en
red.
VENTAJAS:
ü Dado a que pagan por la mano de obra, la
especialización o las capacidades para manufacturar sólo cuando es necesario,
es menos problemático sacarlas adelante.
ü El hecho de subcontratar, permite que estas
empresas se dediquen o concentren en las actividades que desempeñen mejor.
ü Pero para poder obtener estas ventajas, primero se
deben cumplir varias condiciones y la más importante consiste en que en estas
organizaciones se debe trabajar con socios confiables, es decir, con
proveedores en los que puedan
confiar.
DESVENTAJAS:
ü No obstante, las organizaciones modulares también tienen desventajas.
La principal es la pérdida de control que ocurre cuando las actividades
comerciales centrales son subcontratadas a otras empresas. Además, de que corren
el riesgo de reducir su ventaja competitiva de dos maneras cuando subcontratan
en forma equivocada una actividad comercial central:
§ En primer lugar, el cambio competitivo y
tecnológico puede provocar que las actividades comerciales no centrales que la empresa ha subcontratado se conviertan en la base para obtener una
ventaja competitiva.
§ En segundo lugar, que las empresas a las que se
haya subcontratado el trabajo, se puedan convertir en competidoras.
§ En tercer lugar, suele pasar que a medida que se subcontrata un trabajo, se hace más difícil controlar la calidad del
mismo.
·
ORGANIZACIÓN VIRTUAL
Son pequeñas
organizaciones nucleares que contratan externamente la mayor parte de sus
funciones comerciales. En términos estructurales, la organización virtual es
altamente centralizada, con poca o ninguna departamentalización.
A este nuevo
modelo de negocio, la organización del nuevo siglo, se le llama Organización
Virtual.
Virtual se
define como algo que no existe en la realidad. Así que una definición típica de
organización virtual es "una red temporal de agentes independientes
enlazados por tecnología para compartir conocimientos, costos y acceso a los
mercados".
PLATAFORMA TECNOLOGICA
v GROUPWARE
Se utiliza
para englobar la tecnología electrónica, tecnología de información y procesos
de grupos que soportan a las organizaciones y equipos. Se pueden subdividir en
tres rubros: Cara a cara, Convencionales y Basadas en Internet.
A.
Cara a Cara:
Según los expertos la comunicación cara a cara da la oportunidad de comprender
las motivaciones y estilos de comunicación del individuo haciendo más fácil
posteriormente la comunicación electrónica.
B.
Convencionales:
Los medios convencionales de groupware son el fax, el teléfono o la carta. Los
expertos resaltan el uso del teléfono como un medio para facilitar las
relaciones personales.
C.
Basado en
Internet: es el correo electrónico, el mensaje instantáneo o Chat, los grupos
de discusión, portales de Internet y la tele conferencia.
v LOS EQUIPOS
VIRTUALES
Son un
fenómeno relativamente nuevo. Usualmente se definen como equipos de trabajo
temporales, con diversidad cultural, dispersos geográficamente que se comunican
electrónicamente.
v EL
TELETRABAJO
Es la
actividad profesional desarrollada por personas (teletrabajadores) que no están
presentes físicamente en la empresa para la que trabajan. Esto exige además de
una calificación profesional, un dominio de nuevas tecnologías (computadoras,
módem, fax, teléfono, Internet y todo el software que apoya el funcionamiento
de éstos) ya que éstas serán sus herramientas de trabajo.
v LA OFICINA
VIRTUAL
Es
esencialmente el "outsourcing" de los servicios secretariales. Esto
incluye usualmente recepción de mensajes, contestar el teléfono, preparar
correos pero también puede incluir otros servicios como llevar los libros
contables, coordinar la agenda, preparar itinerarios y reservaciones de viaje.
